KPIs explicados: los 10 indicadores esenciales con fórmula, ejemplo y semáforo 📏
Un KPI no es cualquier número: es un número clave — pocos, comparables y conectados a decisiones. Aquí están los 10 esenciales de una pyme, cada uno con su fórmula, un ejemplo con pesos y centavos, y su semáforo de referencia.
📚 Para profundizar en el blog
Antes de las fórmulas: qué hace «clave» a un indicador
- Se conecta a una decisión: si el número cambia y tú no cambiarías nada, no es KPI — es curiosidad.
- Tiene dueño, meta y semáforo definidos ANTES de medir (definirlos después es hacer trampa solitario).
- Se compara: contra el mes pasado, el año pasado y la meta. Un número suelto no indica nada — lección que Heath repite sobre los indicadores económicos y aplica igual a tu tiendita.
Los 10 esenciales
💵 Ventas (con crecimiento)
Crecimiento % = (ventas mes − ventas mes anterior) ÷ ventas mes anterior × 100
Ejemplo: vendiste $118,000 este mes vs $107,000 el anterior → (118,000−107,000) ÷ 107,000 = +10.3%. Compara SIEMPRE también contra el mismo mes del año pasado — la estacionalidad engaña (diciembre vs enero no es crecimiento ni caída: es calendario).
🔴 Caída vs mismo mes del año anterior · 🟡 Plano (±3%) · 🟢 Creciendo sostenidamente arriba de la inflación
📊 Margen bruto
Margen bruto % = (ventas − costo de lo vendido) ÷ ventas × 100
Ejemplo: ventas $118,000, costo de lo vendido $70,800 → margen = 47,200 ÷ 118,000 = 40%. Es EL número que conecta con toda la sección de precios.
🔴 Debajo del rango de tu industria · 🟡 En rango, sin holgura · 🟢 En zona sana del semáforo de tu industria
💧 Flujo de efectivo neto
Flujo neto = cobros del mes − pagos del mes (efectivo real, no facturación)
Ejemplo: cobraste $110,000 y pagaste $102,000 → flujo +$8,000. Puedes tener utilidad en papel y flujo negativo (vendiste a crédito): este KPI detecta la asfixia antes de que duela. Proyéctalo con la herramienta de flujo.
🔴 Negativo 2+ meses seguidos · 🟡 Positivo pero sin cubrir 1 quincena de colchón · 🟢 Positivo con colchón de 3+ meses de gastos
🎟️ Ticket promedio
Ticket promedio = ventas totales ÷ número de transacciones
Ejemplo: $118,000 entre 590 tickets = $200. Subirlo 10% con combos o complementos suele ser más fácil (y barato) que traer 10% más clientes.
🔴 Cayendo · 🟡 Plano · 🟢 Subiendo por mezcla y combos, no solo por inflación
🔄 Tasa de conversión
Conversión % = clientes que compran ÷ interesados (visitas, cotizaciones, leads) × 100
Ejemplo: 45 cotizaciones enviadas, 12 cerradas → 26.7%. Mídela por etapa del embudo: saber DÓNDE se caen vale más que el promedio.
🔴 Cayendo sin explicación · 🟡 Estable · 🟢 Subiendo tras cada mejora al embudo
📦 Rotación de inventario
Rotación = costo de lo vendido anual ÷ inventario promedio
Ejemplo: costo anual $850,000, inventario promedio $170,000 → rotación 5× (le das vuelta al inventario 5 veces al año). La pareja del margen en comercialización: margen alto con rotación 1× es dinero secuestrado.
🔴 Muy por debajo de tu giro (dinero dormido) · 🟡 En promedio del giro · 🟢 Arriba del giro sin quiebres de stock
🆕 CAC
CAC = (gasto en marketing + ventas) ÷ clientes nuevos
Ejemplo: $15,000 de gasto comercial entre 12 clientes nuevos = $1,250 por cliente. Su pareja obligada es el LTV — la guía de unit economics trae el simulador con semáforo.
🔴 LTV:CAC < 1.5 · 🟡 1.5 – 3 · 🟢 ≥ 3 (la referencia clásica)
🔁 Tasa de recompra
Recompra % = clientes que compraron 2+ veces en el periodo ÷ clientes totales × 100
Ejemplo: de 200 clientes del trimestre, 68 repitieron → 34%. La recompra es la adquisición más barata que existe: cada punto que sube le pega directo al LTV.
🔴 Clientes de una sola vez dominan · 🟡 Recompra estable · 🟢 Recompra subiendo trimestre a trimestre
⏱️ Días de cobro (DSO)
DSO = cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito diarias promedio
Ejemplo: te deben $90,000 y vendes a crédito $3,000 diarios → cobras en 30 días. Si tu proveedor te da 15 días y tú cobras a 45, financias a tus clientes con dinero que no tienes.
🔴 DSO mayor que tus días de pago a proveedores · 🟡 Parejos · 🟢 Cobras más rápido de lo que pagas
😊 Satisfacción (NPS simple)
NPS = % promotores (9-10) − % detractores (0-6) a la pregunta «¿qué tanto nos recomendarías?»
Ejemplo: de 50 respuestas: 30 promotores (60%), 8 detractores (16%) → NPS +44. Más útil que el número: leer los comentarios de los detractores cada semana.
🔴 Negativo · 🟡 0 a +30 · 🟢 +30 en adelante y con tendencia estable o al alza
Cómo armar TU tablero (no el de otro)
- Elige 5-9 de esta lista según lo que hoy duele: ¿te falta venta? (ventas, conversión, ticket). ¿Te falta aire? (flujo, DSO, rotación). ¿Creces sin ganar? (margen, CAC/LTV).
- Escribe la fórmula y la fuente de cada uno en una página: donde hay dos formas de calcularlo, habrá dos verdades peleándose.
- Ponles semáforo antes del primer dato.
- Junta de 20 minutos a la semana: ¿qué cambió, por qué, qué hacemos? El método completo está en datos estructurados.
🪞 Preguntas de reflexión
No las respondas rápido. Agarra un café, y contesta por escrito:
- De los 10, ¿cuál te dio más miedo calcular? Ese suele ser el que más necesitas.
- ¿Cuál de tus números actuales mejoraría solo con medirlo cada semana frente al equipo?
- Si tu mejor cliente viera tu tablero, ¿qué te preguntaría?
- ¿Qué KPI de esta lista NO aplica a tu negocio — y puedes defender por qué en voz alta?
✅ Checklist de tu tablero de KPIs
📚 Fuentes referibles
- Jonathan Heath · «Lo que indican los indicadores» (INEGI, 2012) — la guía de referencia para entender los indicadores económicos de México, escrita por el hoy subgobernador del Banco de México. Descarga gratuita en el portal del INEGI. inegi.org.mx · jonathanheath.net
- «Lecturas en lo que indican los indicadores» (INEGI · MIDE · Banxico, 2021) — 3 volúmenes con 36 lecturas de 32 economistas que actualizan y amplían el libro original.
- John Doerr · «Measure What Matters» — la obra que popularizó los OKR, con el sistema que Andy Grove creó en Intel y Doerr llevó a Google. whatmatters.com
- Kaplan y Norton · Balanced Scorecard (HBR) — el marco clásico para que los KPIs cubran más que lo financiero. hbr.org
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